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创新物流管理新举措 优化集团集采服务工作
作者:牛胜男  点击次数:2572  更新时间:2017-11-16

 创新物流管理新举措 优化集团集采服务工作

为提升集团集采业务服务,提高企业精细化管理水平,物流公司不断健全经营治理结构,努力为集团集采项目提供最质优价廉的建材物资和服务。

一、实行“五大员”工作制度,助推集团集采服务

“五大员”工作制度,是物流公司主动作为、创新思维、转变作风、深入实际探索总结出来的工作方法,是了进一步规范业务流程,明确业务人员的岗位职责的重要举措。物流公司将业务人员分为审核员、招标员、采购员、商务员及综合员,制订了为集团集采工作服务的“五大员”工作制度。各人员各负其责,相互监督,相互配合,促进集团集采服务的提升。

“五大员”工作制度实行“纵向为组,横向成部”的原则:纵向小组设组长,三月一轮换,组长负责协调本组人员在集采业务中各工作环节的顺利实施;横向成部设立部长,按部门进行管理;纵横相交,相互配合,相互监督;同时,确立实施“五大表格”管理模式,《业务完成进度表》《项目需求计划表》《招标情况确认单》《招标情况分析表》《专员交接表》五大表格。各项表格间环环相扣,使每一次业务的发生都有据可查、有表可依,进而实现集体负责,使公司集采业务严谨闭合,运行高效。

(一)审核员——招标信息的传递员:审核员以固定的邮箱或者QQ接收招标方的招标信息后,对招标内容进行分析,明确招标物资的名称、规格型号等要求,并根据所需物资品种及招标方要求确定招标形式。在确定好招标形式后,发起《业务完成进度表》。

(二)招标员——维护集采业务招标秩序;在收到审核员发来的《业务完成进度表》后,制作《招标确认单》,经过评审后及时发布招标公告,并组织集采平台供应商进行报名;通过设定拦标价,使整体价格得到有效控制,确保集采业务有序高效进行。

(三)采购员——深入市场一线,当好“监督员”:采购员在招标前,深入市场做好询价工作,把控合理价格范围,综合询价结果,以物流公司名义参与招标过程;在收到招标员的《业务完成进度表》后,对单据和业务状况准确了解,方便督促供应商及时组织货物。

(四)商务员——资料整理的信息员:按照“三流合一”的原则(即发票流、资金流、货物流一致),审核各项业务资料间的关联性并复印备案。

(五)综合员——后备力量:综合员由业务部门部长安排,主要负责在业务学习过程中,协助其他员完成集采业务各项工作

五大员”工作制度实行月度考核制度,考核结果与本人当月绩效奖金挂钩,极大地调动了业务人员开展集采工作的积极性;同时“五大员”工作制度使集采业务在明确时间节点的基础上,职责明确,互相监督、互相制约,有效延伸了监管触角,取得了明显成效,进一步推进了物流公司精细化管理。

二、成立集采业务联合体委员会,提高业务人员专业技能,为集团集采业务全覆盖做好知识储备

为了加快推进并不断完善集团集采业务品种的全覆盖,大力提升公司经营规模,物流公司积极开发优质供应商资源,并与之合作形成供应联合体,成立集采业务联合体委员会,引导业务人员深入实际学习专业知识,提高知识储备。

联合体委员会针对9大建材物资分设四组,每组设立组长,在不影响集采业务开展的前提下,由组长带领组员深入基层、了解情况、学习建筑物资专业知识,掌握第一手信息来源,并将各组学习经验进行整理交流。在学习交流的同时每组成员一要做到大力开发优质厂家及供应商,增强集采平台竞争力,提高服务质量;二是要在项目、供应商中大力宣传公司发展战略和平台经营等各方面的新成绩、新亮点,提高公司声誉,吸引项目到平台进行物资招标。

通过成立集采业务联合体委员会,充分调动了业务人员开展集采工作的积极性,提高了专业技能,并在学习中推广了公司和平台,为集团集采业务品种全覆盖打下坚实基础。